1997/015589/06

Posbus 86 Upington

Tel: 054 337 6258

Faks: 054 332 5063

e-pos handel@klk.co.ca

HANDELSOOREENKOMS EN - VOORWAARDES

1. Partye

1.1 KLK Landbou Beperk

1.2 ................................

2. Interpretasie en Definisies

In hierdie dokument:

2.1 is opskrifte slegs vir verwysingsdoeleindes en word nie in ag geneem by die interpretasie van enige van die voorwaardes hiervan nie;

2.2 ‘n verwysing na:

2.2.1 enige spesifieke geslag sluit die ander geslag in;

2.2.2 die enkelvoud sluit die meervoud in en vice versa;

2.2.3 ‘n natuurlike persoon sluit ‘n juridiese persoon (hetsy ‘n korporatiewe of geïnkorporeerde geskepte entiteit) in en vice versa;

2.3 tensy teenstrydig met die konteks waarin dit gebruik word, besit die volgende woorde en uitdrukkings die betekenis wat aan hulle toegeken word hierna en aanverwante uitdrukkings sal ooreenkomstige betekenisse hê:

2.3.1 KLK Landbou Beperk, Registrasie No 1997/015589/06. Daar word spesifiek bepaal dat deur die ondertekening van hierdie ooreenkoms, KLK dit doen óf namens sy behoorlik gemagtigde verteenwoordiger ,

2.3.1 hierdie voorwaardes – kollektief, al die bepalings en voorwaardes vervat in hierdie dokument, soos gelees met Aanhangsel “A”, “B” ,“C” ,‘’D” en “E” sal

beskou word as hierby geinkorporeer.

2.3.2 direkte Aflewering – die verskaffing en aflewering van goedere deur die Verskaffer direk aan ‘n genomineerde klant van KLK vir die rekening van KLK;

2.3.3 die Goedere – alle tasbare items van watter aard ook al verskaf deur die Verskaffer ingevolge hierdie voorwaardes aan KLK (deur middel van Voorraadaflewerings) of aan sy aangewese klante (deur middel van Direkte Aflewerings);

2.3.4 die Dienste – alle dienste van watter aard ook al (behalwe professionele, regs-, rekenkundige of soortgelyke advies) verskaf deur die Verskaffer aan KLK ingevolge hierdie voorwaardes;

2.3.5 voorraadaflewering – die verskaffing en aflewering van Goedere deur die Verskaffer direk aan KLK;

2.3.6 Die Verskaffer - ..................................................................................

Registrasie No - ..................................................................................

3. Registrasie van Verskaffers

Ten einde te kwalifiseer om Goedere of Dienste aan KLK te verskaf, sal daar van die Verskaffer verlang word om gelys te word op KLK se stelsel (databasis). In hierdie verband is ‘n nie-terugbetaalbare registrasie fooi van R3000.00 betaalbaar by ondertekening hiervan.

4. Basis van Verskaffing

Alle Goedere en Dienste verskaf deur die Verskaffer aan KLK sal onderhewig wees aan hierdie Voorwaardes en daar sal aanvaar word dat die Verskaffer ten volle bewus is van al die voorwaardes en bepalings hiervan.

5. Pryse

5.1 Alle pryse ten opsigte van Goedere en Dienste wat aan KLK verskaf sal word, sal vooruit skriftelik vasgestel word tussen KLK en die Verskaffer.

5.2 Alle pryse sluit BTW uit, maar sluit versekeringskoste en afleweringskoste, na die adres op die toepaslike bestelling wat deur KLK uitgereik is, in. Tensy anders ooreengekom,

5.3 KLK sal geregtig wees op die afslag en rabatte soos uiteengesit in Aanhangsel “A” hierby

5.4 Die volgende voorwaardes sal van toepassing wees op prysveranderings: -

5.4.1 KLK se vooraf skriftelike aanvaarding van alle prysveranderings sal vereis word;

5.4.2 ten minste 30 dae voor die datum waarop die voorgestelde verandering in werking tree, sal die Verskaffer ‘n skriftelike versoek aan KLK rig vir die aanvaarding van die voorgestelde verhoging. Sodanige skriftelike versoek:

5.4.2.1 moet per e-pos ingedien word. Die e-pos waar dit ingedien moet word is aankope@klk.co.za

5.4.2.2 moet die volgende inligting insluit en in die volgende volgorde wees:

· die Verskaffer se produkkode;

· KLK se produkkode;(indien beskikbaar)

· ‘n kort beskrywing van die betrokke goedere;

· die Verskaffer se bestaande prys per eenheid;

· die verskaffer se voorgestelde nuwe prys per eenheid;

5.4.3 so gou as prakties uitvoerbaar nadat KLK bogenoemde skriftelike versoek ontvang het, sal ‘n vergadering plaasvind tussen die behoorlik gemagtigde en betrokke verteenwoordigers van die Verskaffer en KLK om die voorgestelde verandering te bespreek en te debatteer;

5.4.3.1 Die verandering sal van krag word op die vasgestelde datum. As geen ooreenkoms bereik word nie, sal KLK die reg hê om die Verskaffer se registrasie te beëindig.

6. Bestellings

6.1 KLK sal slegs aanspreeklik wees vir die betaling van Goedere en/of Dienste wat behoorlik bestel is by wyse van genommerde, handbestelling, later slegs rekenaar-gegenereerde bestellings wat afkomstig is van sy bedryf stelsel.

6.2 Elke bestelling wat KLK uitreik sal ‘n beskrywing van die Goedere of Dienste wat bestel is en die hoeveelheid en huidige prys daarvan bevat. Geen betaling sal gemaak word vir Goedere of Dienste wat verskaf is wat nie voldoen aan die besonderhede wat op die toepaslike bestelling verskyn nie.

6.3 Alle bestellings wat nie binne 3 maande uitgevoer en afgelewer word nie sal beskou word as gekanselleer en as die Verskaffer begerig is om die aflewering te maak, na die verstryking van so ‘n 3 maande tydperk, sal ‘n nuwe bestelling verkry moet word.

6.4 ‘n Voorbeeld van KLK se huidige bestelformaat is as afskrif hierby aangeheg as Aanhangsel “B”

7. Fakture en Kredietnotas

7.1 Daar sal van die Verskaffers verwag word om ‘n aparte faktuur vir elke bestelling te druk en elke faktuur moet:

7.1.1 verwys na KLK se bestelnommer

7.1.2 dieselfde prys bevat soos aangedui op KLK se toepaslike bestelling

7.1.3 beperk wees tot ‘n maksimum van 11 lyne;

7.1.4 die naam en afleweringsadres ooreenstem met die op KLK se toepaslike bestelling

7.1.5 die toepaslike BTW verwysings nommer bevat en is as volg:

KLK Landbou Beperk 4360108155

Geen betaling sal gemaak word ten opsigte van enige faktuur wat nie aan bogenoemde voldoen nie.

7.2 Alle fakture uitgereik deur die verskaffer moet gelewer word aan:

7.2.1 die Krediteure Afdeling van KLK te Upington ten opsigte van Goedere en Dienste gelewer aan alle takke van die “KLK Handel ”

7.2.2 as enige faktuur nie betaal word nie, sal die Verskaffer:

7.2.3 in die eerste plek met KLK se toepaslike tak bevestig dat:

7.2.3.1 ‘n geldige bestelling geplaas is ten opsigte van daardie tak;

7.2.3.2 die Goedere of Dienste wat die onderwerp van die betrokke faktuur is, behoorlik ontvang (of gelewer, volgens geval) is by die betrokke tak;

7.2.3.3 die betrokke tak tevrede is met die hoeveelheid, kwaliteit en toestand van die Goedere of Dienste;

7.2.4 en daarna by KLK se Voorsienings Administrasie – afdeling te Upington vasstel of daar enige ander geldige rede (soos prysverskille) vir die nie-betaling bestaan.

7.3 Alle kredietnotas uitgereik deur die Verskaffer moet:

7.3.1 KLK se betrokke bestelnommer bevat;

7.3.2 die Verskaffer se betrokke faktuurnommer bevat;

7.3.3 KLK se toepaslike eisnommer bevat

8. State, eise en kredietnotas

8.1 Die Verskaffer sal KLK op ‘n maandelikse basis voorsien van ‘n gedetaileerde staat wat alle fakture en ander transaksies, wat die bedrag op die rekening toon, uiteensit. KLK behou die reg om te weier om betaling te maak ten opsigte van enige “saldo’s wat oorgedra is” wat daarop getoon word, tensy sodanige saldo’s opgedeel kan word in aparte fakture en transaksies

8.2 Met betaling aan die Verskaffer sal KLK sy eie betalingsadvies uitreik wat die spesifieke fakture, of ander transaksies waarop die meegaande betaling van toepassing is, uiteensit. Sodanige betaling kan slegs toegepas word op die spesifieke fakture of ander transaksies getoon op sodanige betalingsadvies) m.a.w. KLK se betaling kan nie teen oudste fakture eerste aangewend word nie).

8.3 KLK sal geregtig wees om ‘n eis in te stel (in sy standaard geskrewe formaat van tyd tot tyd) teen die Verskaffer waar die faktuur uitgereik deur die Verskaffer nie ooreenstem met die bestelling wat KLK geplaas het nie. Die volgende prosedure sal gevolg word:

8.3.1 as die verkeerde item verskaf is, sal die item teruggestuur word en ‘n eis ingestel word;

8.3.2 as daar te veel verskaf is, sal die oortollige items teruggestuur word en ‘n eis ingestel word;

8.3.3 as die foutiewe prys weerspieël word op die faktuur, sal ‘n prysverskil eis ingestel word;

8.3.4 die volle bedrag van die faktuur ten opsigte waarvan die eis ingestel is sal weerspieël word op KLK se betalingsadvies en aan die einde van sodanige advies, sal die netto bedrag (na aftrekking van die waarde van die eis) van die meegaande betaling verskyn;

8.3.5 die Verskaffer sal by ontvangs van die betalingsadvies (of eis) ‘n toepaslike kredietnota ten bedrae van die eis uitreik (dit behoort gedoen te word met die ontvangs van die eis);

8.3.6 elke eis sal weerspieël word op (en afgetrek word van die meegaande betaling) die eerste betalingsadvies, saam met besonderhede daarvan en weerspieël word op die volgende 3 betalingsadviese (maar sonder enige verdere aftrekking). Enige eise wat nie bevraagteken is binne 7 dae na ontvangs van die derde betalingsadvies nie sal beskou word as aanvaar deur die Verskaffer.

8.4 Alle state en kredietnotas uitgereik deur die Verskaffer moet gestuur word aan:

8.4.1 Posbus 86 , Upington, 8800 ten opsigte van Goedere verskaf en dienste gelewer (hetsy deur middel van Voorraad- of Direkte Aflewerings) aan alle takke van KLK.

9. Betaaltermyn

Betaling sal gemaak word binne ‘n tydperk van 60 dae, bereken vanaf die eerste dag van die maand wat onmiddellik volg op die maand waarin die Verskaffer se staat uitgereik is, mits die betrokke staat ontvang is voor of op die vyfde dag van die maand wat volg op die datum van uitreiking. Betaling van state wat laat ontvang word sal geprioritiseer word na dié betalings wat gemaak word vir state wat betyds ontvang is. Hierdie betaling sal wees vir fakture waarop KLK ontvangs erken het en lewering geskied het en daar geen ontbrekende inligting is wat KLK weerhou daarvan om hierdie faktuur in sy stelsel op te neem nie.

10. Direkte Aflewerings

10.1 Elkeen van KLK se bestellings ten opsigte van Direkte Aflewerings sal die naam en afleweringsadres van die klante namens wie die bestelling geplaas word, saam met ‘n beskrywing van die Goedere of Dienste wat bestel is en die hoeveelheid en huidige prys (soos deur sy verteenwoordiger met die klant ooreengekom) daarvan weerspieël.

10.2 Ten einde te kwalifiseer vir betaling deur KLK, en benewens sy fakture en ander dokumente wat voldoen aan die bepalings van 7 & 8 hierbo, sal die Verskaffer se afleweringsnota ten opsigte van ‘n Direkte Aflewering:

10.2.1 ‘n getekende erkenning deur die klant of sy behoorlik gemagtigde dat die betrokke Goedere en / of Dienste behoorlik ontvang is (en/of gelewer is, na gelang van die geval) toon;

10.2.2 die naam, hoedanigheid en handtekening van die persoon wat die afleweringsnota onderteken, toon;

10.2.3 ‘n erkenning bevat dat die betrokke Goedere en/of Dienste in ‘n bevredigende toestand ontvang is (of gelewer is, na gelang van die geval);

10.2.4 nie die prys betaalbaar ten opsigte van die betrokke Goedere en/of Dienste toon, nie.

10.3 Die betrokke klant sal geregtig wees om die Verskaffer direk te nader ten opsigte van alle wettige produkwaarborge en eise wat verband hou met die betrokke Goedere en/of Dienste en die Verskaffer onderneem om sulke waarborge en eise te honoreer.

11. Aflewerings

11.1 Die onus is en bly by die Verskaffer om aflewering te bewys, hetsy ten opsigte van Direkte of Indirekte Verkope. Om vir betaling te kwalifiseer, sal alle afleweringsnota:

11.1.1 ‘n getekende erkenning deur ‘n behoorlik gemagtigde verteenwoordiger van:

11.1.1.1 KLK in die geval van Voorraadaflewerings bevat; of

11.1.1.2 KLK se klant in die geval van Direkte Aflewerings, bevat,

dat die betrokke Goedere en/ of Dienste behoorlik ontvang is (en/of gelewer is, na gelang van die geval);

11.1.2 die naam, hoedanigheid en handtekening van die persoon wat die afleweringsnota onderteken bevat;

11.1.3 ‘n erkenning dat die betrokke Goedere en/of dienste in ‘n bevredigende toestand ontvang is (of gelewer is, na gelang van die geval) bevat;

11.1.4 die betrokke bestelnommer en die beskrywing, hoeveelheid (en indien van toepassing, kwaliteit) en prys van die Goedere en/of Dienste toon, soos daarin uiteengesit is.

11.2 Alle aflewerings sal uitgevoer word voor of op die datum van aflewering soos aangedui op die betrokke bestelling en in hierdie verband word dit op skrif gestel dat:

11.2.1 die Goedere en/of Dienste bestel is deur KLK om te voldoen aan sy kontraktuele verpligtings aan sy klante, welke verpligtings kan insluit boetes vir nie-lewering of laat aflewering;

11.2.2 tyd gevolglik van die uiterste belang is vir sodanige aflewering;

11.2.3 as die Verskaffer in gebreke bly om betyds af te lewer, sal hy alle skadevergoeding en/of ander uitgawes wat gely of aangegaan is deur KLK, as ‘n direkte gevolg van sodanige laat aflewering, betaal, maar sonder beperking, gevolglike en/of spesiale skadevergoeding.

11.3 Die risiko en voordeel in en vir Goedere afgelewer sal slegs na KLK oorgaan by aflewering wat behoorlik gemaak is ingevolge paragraaf 10.1 hierbo.

11.4 KLK behou die reg vir ‘n tydperk van 7 besigheidsdae na aflewering, om enige Goedere en/of Dienste te verwerp wat nie voldoen aan die betrokke statutêre vereistes of spesifikasies wat vervat is in KLK se betrokke bestelling nie. In sodanige geval sal die risiko en voordeel in en vir sulke Goedere en/of Dienste beskou word dat dit by die Verskaffer gebly het. Soortgelyk behou KLK die reg om enige bestelling of deel daarvan te kanselleer as die Goedere en/of Dienste foutief is met betrekking tot vakmanskap of materiaal.

11.5 Enige koerier wat deur die Verskaffer aangestel is om enige Goedere te vervoer of af te lewer, sal beskou word as die agent van die Verskaffer vir daardie doel en die Verskaffer sal, op sy eie koste, verplig wees om die Goedere in transito te verseker vir die vervangingswaarde daarvan totdat die aflewering uitgevoer is.

11.6 Diensvlakke vir lewering van produkte word ooreengekom in “Aanhangsel E”

12. Terugsendings

12.1 Alle goedere verskaf deur die Verskaffer sal beskou word as verkoop aan KLK op ‘n “verkoop of terugsending” basis. Gevolglik kan KLK alle Goedere wat hy nie binne 6 maande van datum van aflewering verkoop nie, aan die Verskaffer teruglewer vir volle krediet.

12.2Dit sal die verantwoordelikheid van die Verskaffer wees om te verseker dat sy Verkoopsverteenwoordigers KLK se voorraadvlakke gereeld monitor vir Goedere waarvan die vervaldatum bereik is. Alle goedere wat die vervaldatum bereik het kan soortgelyk deur KLK teruggestuur word vir volle krediet, ongeag dit in die bogenoemde 6 maande tydperk val of nie.

13. Waarborg en Vrywaring

13.1 Alle Goedere en Dienste verskaf deur die Verskaffer is onderhewig aan ‘n gemene reg waarborg.

13.2 Die Verskaffer vrywaar KLK hiermee en stel hom skadeloos ten opsigte van alle en enige eise wat teen hom gemaak kan word deur derde partye ten opsigte van Goedere en/of Dienste wat deur die Verskaffer verskaf of gelewer is, insluitend eise vir skadevergoeding ten opsigte van persoonlike besering of skending van eiendomsregte.

14. Elektroniese Data Verwisseling

Die Verskaffer erken dat hy bewus is van KLK se oogmerk om te migreer na ‘n elektroniese data verwisseling verhouding met sy groter verskaffers. Enige toekomstige elektroniese data verwisseling verhouding wat gevestig kan word tussen KLK en die Verskaffer sal onderhewig wees aan ‘n aparte skriftelike ooreenkoms (wat onder andere ‘n diensvlakooreenkoms insluit) wat tussen hulle gesluit moet word voordat so ‘n verhouding daargestel word.

15. Kontrakbreuk

15.1 Sou die Verskaffer in gebreke wees om enige van hierdie bepalings na te kom of nalaat om sodanige kontrakbreuk reg te stel binne 5 dae nadat die Verskaffer ‘n skriftelike kennisgewing van KLK ontvang het om die saak reg te stel, sal KLK geregtig wees om, in sy uitsluitlike diskresie en sonder benadeling van enige van sy ander wetlike regte, óf:

15.1.1 onmiddellike prestasie van al sy verpligtinge onder die betrokke bestelling van die Verskaffer te eis; óf

15.1.2 die betrokke bestelling te kanselleer, in elk geval sonder benadeling van KLK se regte om skadevergoeding te eis.

15.2 Enige bedrag wat betaalbaar word deur die Verskaffer ingevolge of ooreenkomstig hierdie bepalings, insluitend enige bedrag wat betaalbaar is as skadevergoeding sal rente dra teen die prima oortrokke koers van KLK se bankiers, bereken vanaf die betaaldag (of, in die geval van enige bedrag betaalbaar vir skadevergoeding, met ingang van die datum waarop daardie skade gely word) tot die werklike betaaldatum daarvan, beide datums ingesluit.

15.3 Alle koste, heffings en uitgawes van watter aard ook al wat deur KLK aangegaan word om sy regte af te dwing ingevolge hiervan, insluitend regskoste op die skaal soos tussen prokureur en eie kliënt en invorderingskommissie, ongeag of enige aksie in werklikheid ingestel is, sal verhaalbaar wees van die Verskaffer.

16. Domicilia citandi et executandi

16.1 KLK en die Verskaffer kies as hulle onderskeie domicilia citandi et executandi vir alle doeleindes onder hierdie bepalings, hetsy ten opsigte van betalings, hofproses, kennisgewings of ander dokumente of kommunikasie van watter aard ook al, die adresse soos uiteengesit in Aanhangsel “C” hierby.

16.2 Enige kennisgewing of kommunikasie wat vereis of toegelaat word ingevolge hierdie voorwaardes sal slegs geldig en van krag wees wanneer dit skriftelik gegee word maar dit sal voldoende wees om kennis te gee per telefaks, mits ‘n bewys ontvang word wat voltooide transmissie bevestig.

16.3 Enige kennisgewing aan ‘n party wat:

16.3.1 gestuur is per geregistreerde pos in ‘n korrek geadresseerde koevert na hom by sy domicilium citandi et executandi sal beskou word as ontvang te wees op die 5de dag nadat dit gepos is (tensy die teendeel bewys word); of

16.3.2 per hand afgelewer is deur ‘n verantwoordelike persoon tydens gewone besigheidsure by sy domicilium citandi et executandi sal beskou word as ontvang op die dag van aflewering; of

16.3.3 gestuur is per telefaks na sy gekose telefaks nommer (indien enige) bepaal in Aanhangsel “C” hierby, sal beskou word as ontvang op die datum van afstuur (tensy die teendeel bewys word); of

16.3.4 gestuur per elektroniese pos na sy gekose e-pos adres (indien enige) aangedui in Aanhangsel “C” hierby, sal beskou word as ontvang op die eerste besigheidsdag wat volg op die datum van afsending (tensy die teendeel bewys word).

17. Algemeen

Die partye erken en kom ooreen dat:

17.1 hierdie voorwaardes die hele kontrak tussen hulle daarstel en geen voorsienings, voorwaardes, stipulasies, waarborge of verteenwoordiging van watter aard ook al, hetsy uitdruklik of geïmpliseer, deur enige van die partye of namens hulle gemaak is

behalwe soos hierin vervat nie;

17.2 geen verslapping, verlenging van tydsbeperking of tegemoetkoming wat enige party (“die skenker”) mag toon, toestaan of aan die ander party (“die ontvanger”) toestaan sal op enige manier ‘n afstanddoening deur die skenker wees van enige van die skenker se regte ingevolge hierdie voorwaardes en die skenker sal nie hierdie benadeel of belet word om enige van sy regte teen die ontvanger uit te oefen wat dan reeds voortgespruit het of wat daarna kan voortspruit nie;

17.3 geen wysiging, afwyking, verandering of bedoelde eenstemmige kansellasie van hierdie voorwaardes of hierdie klousule 17 of enige skrapping daarvan sal van krag wees tensy dit op skrif gestel en geteken is deur of namens die partye nie;

17.4 hierdie voorwaardes sal geïnterpreteer word volgens die wette van die Republiek van Suid-Afrika en beide partye het ingestem tot die jurisdiksie van die Upington Provinsiale Divisie van die Hoërhof van Suid-Afrika. (Nieteenstaande die voorafgaande sal KLK, sy diskresie, geregtig wees om aksie teen die Verskaffer in te stel uit enige Landdroshof wat territoriale jurisdiksie ten opsigte van die Verskaffer het, nieteenstaande die feit dat die bedrag van die eis die jurisdiksie van sodanige hof kan oorskry, en die Verskaffer hiermee toestemming gee tot sodanige jurisdiksie.)

18. S.E.B STATUS

18.1 Verskaffer sal sy SEB status aan KLK deurgee met ondertekening van kontrak.

ALDUS GEDOEN EN GETEKEN DEUR DIE PARTYE OP DIE DATUMS EN OP DIE PLEKKE SOOS HIERNA UITEENGESIT IS:

_______________________________ _______________________________

VIR: KLK LANDBOU BEPERK KLK LANDBOU BEPERK

Ondertekenaar wat waarborg dat Ondertekenaar wat waarborg dat

hy behoorlik gemagtig is hiertoe hy behoorlik gemagtig is hiertoe

Plek: Plek:

Datum: Datum:

_______________________________ _______________________________

VIR: .....................................BEPERK .....................................BEPERK

(EIENDOMS) BEPERK / BK (EIENDOMS) BEPERK / BK

Ondertekenaar wat waarborg dat Ondertekenaar wat waarborg dat

hy behoorlik gemagtig is hiertoe hy behoorlik gemagtig is hiertoe

Plek: Plek:

Datum: Datum:

Aanhangsel "A"

KORTING EN RABATTE

(a) GEWAARBORGDE RABAT:

Gewaarborgde rabat word afgetrek vanaf Rand Een van die totale aankope:

_________ % Maandeliks betaalbaar

(b) GROEI OMSET INSENTIEF:

Basis: R _______________

Groei van _________ % op verlede jaar retrospektief terugwerkend na Rand Een

(c) HANDELSKORTINGS:

_____________________ %

Vorige Jaarlikse Verkope ____________________________

Geskatte Jaarlikse Verkope ____________________________

(d) BETALINGSKORTINGS:

_____________________ %

60 Dae na staat op die eerste dag van die maand.

(e) ADVERTENSIES:

_____________________ % Maandelikse verhaalbaar vanaf maandelikse state

Deurdat die Verskaffer Verteenwoordiger hierdie dokument teken, magtig die Verskaffer KLK om enige verhalings te doen vanaf die Verskaffer se rekening m.b.t gelde verskuldig aan KLK, verwys na Punte A, B, C, D en E, soos per die ooreengekome betalingsterme.

ALLE GELDE VERHAALBAAR IS BTW INGESLUIT

Periode__________ Maart 20____ - _____ Februarie 20____

Verskaffer Verteenwoordiger

Handtekening

Selfoonnommer

Datum

Posisie

Produkbestuurder

Handetekening

Datum

Aanhangsel “B”

VOORBEELD - BESTELLING

Aanhangsel “C”

DOMICILIA CITANDI ET EXECUTANDI

KLK

Aandag: Die Verkrygingsbestuurder

Karakoelstraat 20

Upington, 8800

Tel (054) 337 6267

Faks: (054 332 5063

e-pos: aankope@klk.co.za

Die Verskaffer

....................................................................

Aandag: ..............................................

..............................................

(Fisiese adres en kode)

Tel: .......................................

Faks: ....................................

e-pos ....................................

Aanhangsel “D”

Maatskappy prosedure met Verskaffers gekommunikeer.

FAKTURE

OORSPRONKLIKE FAKTUUR

Geen betalings sal op Faks afskrifte gedoen word nie. Enigste aanvaarbare dokumente vir betalings is:

· Oorspronklike fakture

· Ondertekende Faktuur afskrifte

· Oorspronklike fakture via E-Pos ontvang of;

· EDI fakture(toekoms)

BESTELNOMMERS

Geen faktuur kan geprosseseer word sonder ‘n geldige bestelnommer nie. Slegs die bestelnommer, soos deur die betrokke tak of department uitgereik, wat die aankoop van goedere of dienste bevestig, sal aanvaar word.

SLEGS 1 BESTELLING OP FAKTUUR

Dit is nie vir ons moontlik om meer as een bestelling op dieselfde faktuur te hanteer nie.

MAKSIMUM 11 LYNE PER BESTELLING

KLK kan net 11 lyne per bestelling hanteer – dit is dus ook die beperking wat geld op fakture.

KLK BTW NOMMER OP FAKTURE

Geen fakture sal aanvaar word wat nie die toepaslike KLK BTW nr bevat nie.

KLK BTW nommer 4360108155

ADRES OP FAKTURE

Fakture word deur ons gesentraliseerde Krediteure department in stelsel opgeneem – gevolglik sal die aflewerings- en faktuur adres verskil. Alle fakture moet geadresseer word aan:

KLK

Krediteure Departement

Posbus 86

Upington

8800

AFLEWERINGSADRES

Sal die perseel aandui waar voorraad afgelaai moet word en sal verskil van die faktuur adres - GEEN FAKTURE MOET GEADRESSEER WORD AAN DIE AFLEWERINGSADRES NIE.

DATUM / TYD VIR INDIENING VAN FAKTURE

Alle fakture moet op gereelde basis gestuur word, maar fakture wat later as die 5de van die maand ontvang word, sal nie in daardie maand se betaling ingesluit wees nie.

KREDIETNOTAS

Kredietnotas moet te alle tye verwys na die oorspronklike Faktuur, Bestelnommer, takkode en eisnommer waar van toepassing.

FAKTURE VIR DIREKTE BESTELLINGS

Fakture uitgereik op direkte aflewerings bestellings, moet die Klant se naam verstrek en, in gevalle waar die standaarde ooreengekome korting gewysig is, moet die rede vir wysiging op die faktuur verstrek word.

BESTELLINGS

FORMAAT VAN BESTELNOMMERS

Die offisiele bestellings formaat is as volg:

KLK

Tak/Sentrumkode (4 karakters) gevolg deur die bestelnommer (Van 1 – 7 Syfers)

Bv. 0013/134567

Die bestelnommer wat op die faktuur verskyn moet presies ooreenstem met bostaande formaat om geprosseseer te kan word..

[Vind hierby aangeheg ‘n lys van geldige Tak/Sentrumkodes]

VERVALDATUM VAN BESTELLINGS

Elke bestelling beskik oor ‘n vervaldatum wat op die bestelling verskyn. Gewoonlik is dit ‘n maand later as die bestellingsdatum. Geen fakture sal na verstryking van hierdie datum aanvaar word nie.

AANVAARDING VAN BESTELLINGS

Dit is die verantwoordelikheid van die Verskaffer om te verseker dat alle besonderhede op die bestelling ooreenstem met die Verskaffers ooreenkoms:

· Die prys op die bestelling moet ooreenstem met die prys op die faktuur.

· Die bestel hoeveelhede (Verpakkingsgrootte) is volgens Verskaffers ooreenkoms.

Die Verskaffer moet in besit wees van fisiese afskrif van KLK se bestelling voor enige prossesering/lewering plaasvind. Indien hierdie inligting, om een of ander rede, nie ooreenstem met die Verskaffer se detail nie, moet die Verskaffer dit met die betrokke tak kommunikeer voor aanvaarding van die bestelling. Enige afwyking van die ooreenkoms behoort deur die Verskaffer aan die Aankoops departement oorgedra te word.

Enige spesiale- of Kortings ooreenkoms met takke is veronderstel om goedgekeur te word op die dokument “Wysiging van standaard ooreenkoms”

BETALING EN BETALINGSTERME

BETALINGSTERME

Dit is uiters belangrik om te noem dat GEEN betaling gemaak kan word vir voorraadbestellings voordat die betrokke Sentrum nie bewys van ontvangs erken het nie (GOB moet uitgemaak wees wat ooreenstem met faktuur). Alle kommunikasie oor fisiese ontvangste moet met die betrokke sentrum gevoer word en nie met die Krediteure afdeling nie.

Alle betalings sal 60 dae na staatdatum op die eerste van die opvolgende maand gedoen word. Die onderstaande dien as voorbeeld:

a) Aflewering tussen 1^ste Januarie en die 31^ste Januarie

b) Staatdatum 31^ste Januarie

c) Betaling Maart

Betaaldatums:

o 25 ste

o 31 ste

SPESIALE OOREENKOMS

Enige spesiale ooreenkoms wat met die takke aangegaan word rakende afwykings van die standaard KLK ooreenkoms moet aan die Aankoopsafdeling gekommunikeer word deur middel van die “Ooreenkoms van Spesiale Prysafslag en Betaling”- vorm

BETALINGS/BETALINGS ADVIES

Betalings word direk in die bank rekening gedeponeer. ‘n Betalingsadvies word dan uitgereik wat per pos aangestuur word. Die advies sal die volgende inligting bevat:

· - Bestelnommer

- Faktuurdatum

- Faktuur nommer

- Gefaktureerde bedrag

- Eis uitgereik

- Totale kortings toegestaan: Rabatkorting volgens ooreenkoms, Reklame korting volgens ooreenkoms en

Betalingskorting volgens ooreenkoms

VERSKAFFER STATE

Alle verskaffers state moet die Krediteure afdeling binne 5 dae na die Verskaffers maand einde bereik. Geen betalings sal gedoen word sonder die Verskafferstate nie

Toegang tot rekening

Alle verskaffers kan op aanvraag toegang verkry tot sy rekening skakel die Krediteure afdeling by 054 337 6275 .

EISE

NIE-VOORRAAD EISE

Nie-Voorraad eise word uitgereik teen die Verskaffers in geval van onder- of oorlewerings. Die eise word van die volgende betalings afgetrek en kan slegs afgehandel word met die verkryging van ‘n kredietnota.

PRYSVERSKIL EISE

Prysverskil eise word ingestel teen die Verskaffers in geval waar die prys op die bestelling en die prys op die faktuur verskil. KLK hou die hele faktuur terug tot n krediet vir die verskil voorsien is werk nie op prysverkil eise nie.

Alle eise word van die volgende betaling afgetrek en kan slegs afgehandel word met die verkryging van ‘n kredietnota. Eise wat langer as drie maande uitstaande bly op die betalingsadvies en indien nie opgevolg word nie, sal dit beskou word as goedgekeur deur u maatskappy.

PRYSLêERS EN PRYSLêER VERANDERINGE

Prysleêr veranderinge deur Verskaffers sal slegs van krag wees as daar aan die volgende prosedure voldoen word:

· Dis KLK beleid om sover moontlik in ‘n papiervrye omgewing te werk en dit word dus van die Verskaffers verwag om prysleêrs in elektroniese formaat aan KLK te stuur

· ‘n Elektroniese\harde kopie van die veranderinge moet per hand (‘n Verteenwoordiger van die Verskaffer) of e-pos

· of deur middel van geregistreede pos gestuur word, ‘n maand voordat die veranderinge van krag moet wees.

· Enige prysverandering moet met die betrokke Aankoper onderhandel word voor aanvaarding.

· By lewering deur ‘n Verteenwoordiger sal daar van hom verwag word om die Prysleêr veranderings dokument te teken.

· Hierdie dokument sal dien as bewys van datum waarop KLK die dokument ontvang het en dus in kennis gestel is van die Veranderinge.

In geval waar die kennisgewing per Geregistreerde Pos ontvang is sal die ontvangs datum op die dokument

Aangebring word.

· Gee gefakste prysveranderinge sal aanvaar word nie.

VERSKAFFERS PRODUKKODES EN VERANDERINGE

Die KLK Aankoopafdeling moet dadelik in kennis gestel word van enige veranderinge op die Verskaffer produkkodes.

KOMMUNIKASIE MET KLK ( KONTAKNOMMERS )

AANKOPE AFDELING

VOORSIENINGSKETTING BESTUURDER

.................................................... (054) 337 6257

Kontrakte Koördineerder

Irene Olivier (054) 337 6258

PRODUKBESTUURDERS
Henry Knoetze	(054) 337 6288
Barry van Niekerk	(054) 337 6266

Aanhangsel "E"

DIENSVLAKKE

(a) AFLEWERINGS:

Aflewerings tydperk: _________

Frekwensie van aflewering: _________

Afleweringspunte _________

Minimum aflewerings hoeveelhede _________

(b) Algemene bepalings